DORAL LANDINGS WEST
 
 

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News


Important news for the community.

March 10, 2017

RE: NEW MANAGEMENT COMPANY FOR DORAL LANDINGS TOWNHOMES

Dear Resident,

WELCOME TO THE FINER THINGS!

We are pleased to announce that your Board of Directors has chosen Affinity Management Services for all your community association management needs. At Affinity Management Services, we are passionate about managing properties. As dedicated professionals with extensive experience in community association management, we promise to provide your community with timely, effective, and thorough management services. One of our strengths is that we always get to know each community association we manage—discovering your particular concerns and addressing your unique challenges. This process enables us to provide comprehensive financial, administrative, and site services to keep your association running smoothly while fulfilling the needs of members and residents alike.

Affinity Management Services Duties
The specific management plan agreed upon with the Doral Landings Board of Directors may require us to adjust some of the current management practices.  Please rest assured that any and all changes have been developed in partnership with the Doral Landing Townhomes Board of Directors. More importantly, any changes we implement will directly serve the objective of streamlining the effectiveness and efficiency of the support operations of your association—improving the quality of life for all the residents and ultimately enhancing property values throughout the community.

Communicate With Us
Facilitating communication is paramount to success. With this in mind, we would like to introduce you to your Association Manager. Kristina Olson has a wealth of experience with all association management. She is a dedicated member of the Affinity team, and she always performs her duties with upmost integrity, dedication, and respect for the community residents and homeowners. You may reach her at KO@ManagedByAffinity.com

We also would like to make sure we communicate with you as well.  As such we’ve attached a Contact Information Sheet for you to fill out and return to us.

If you have other questions, concerns, or ideas you would like to bring to the attention of the Affinity Management Services Team, you may always contact us at our main office number 305.325.4243 or via email CustomerCare@ManagedByAffinity.com   

Resources
In addition to direct contact with an Affinity Management Services team member, you may also obtain valuable information on our website ManagedByAffinity.com there you will find industry specific information, including our quarterly newsletter, online application process, estoppels request, access control request and much more. Also remember that valuable information for you community can also be located on your website by visiting Doral-Landings.com.

Monthly Assessments
Effective April 1, 2017 all payment must be mailed to the address listed below, association payments WILL NOT  be accepted onsite. For those residents which had previously signed up for automatic debit from your bank account, these payments will NOT be processed. Once we complete our review of your association's financial records, you will be receiving a separate correspondence from us detailing how you can sign up for automatic bill pay, credit card payments and more.

NEW PAYMENT ADDRESS

Doral Landings Townhomes Association
PO BOX 166445
Miami, FL 33116

Once again, thank you for choosing Affinity Management Services. We appreciate your trust and look forward to developing a long and fruitful relationship with your association. 

Sincerely,

Pedro M. Garcia
Co-Founder / Director of Operations

10 de marzo de 2017

RE: NUEVA EMPRESA ADMINISTRADORA PARA DORAL LANDINGS TOWNHOMES

Estimado Residente,

¡BIENVENIDOS A LAS COSAS MÁS FINAS!

Nos complace anunciar que su Junta Directiva ha elegido Affinity Management Services para todas sus necesidades de administración de asociaciones comunitarias. En Affinity Management Services, nos apasiona la administración de propiedades. Como profesionales dedicados con amplia experiencia en administración de asociaciones comunitarias, nos comprometemos a proporcionar a su comunidad servicios de administración oportunos, eficaces y exhaustivos. Uno de nuestros puntos fuertes es que siempre conocemos cada asociación comunitaria que administramos, descubriendo sus preocupaciones particulares y abordando sus desafíos únicos. Este proceso nos permite proporcionar servicios financieros, administrativos y de propiedad completos para mantener su asociación funcionando sin problemas mientras que satisfacen las necesidades de miembros y residentes por igual.

Servicios de administración de Affinity
El plan de gestión específico acordado con la Junta de Directores de Doral Landings puede requerir que ajustemos algunas de las prácticas administrativas actuales. Por favor, tenga la seguridad de que todos y cada uno de los cambios se han desarrollado en colaboración con la Junta Directiva de Doral Landing Townhomes. Más importante aún, cualquier cambio que implementemos servirá directamente al objetivo de racionalizar la eficacia y eficiencia de las operaciones de apoyo de su asociación, mejorando la calidad de vida de todos los residentes y, en última instancia, mejorando los valores de propiedad en toda la comunidad.

Comuníquese Con Nosotros
Facilitar la comunicación es primordial para el éxito. Con esto en mente, nos gustaría presentarle al administrador para su asociación. Kristina Olson tiene una gran experiencia en manejo de associaciones. Ella es un miembro dedicado del equipo de Affinity, y ella siempre desempeña sus funciones con la mayor integridad, dedicación y respeto para los residentes de la comunidad y los propietarios de viviendas. Puede comunicarse con ella en KO@ManagedByAffinity.com

También nos gustaría asegurarnos de que nos comuniquemos con usted también. Para tal fin hemos adjuntado una Hoja de Información de Contacto para que usted llene y nos la devuelva.

Si tiene preguntas, inquietudes o ideas que le gustaría discutir con el Equipo de Affinity Management Services, siempre puede ponerse en contacto con nosotros en nuestro número de oficina principal 305.325.4243 o por correo electrónico CustomerCare@ManagedByAffinity.com

Recursos
Además del contacto directo con un miembro del equipo de Affinity Management Services, también puede obtener información valiosa en nuestro sitio web ManagedByAffinity.com donde encontrará información específica de la industria, incluyendo nuestro boletín trimestral, proceso de solicitud en línea, solicitud de estoppels, solicitud de control de acceso y mucho más. Más. También recuerde que la valiosa información para su comunidad también se puede encontrar en su sitio web visitando Doral-Landings.com.

Pagos mensuales
A partir del 1 de abril de 2017, todos los pagos deben ser enviados por correo a la dirección que se indica a continuación, los pagos de la asociación NO serán aceptados en la oficina. Para aquellos residentes que previamente se inscribieron para el débito automático de su cuenta bancaria, estos pagos NO serán procesados. Una vez que hayamos completado nuestra revisión de los registros financieros de su asociación, usted recibirá una correspondencia separada de nosotros detallando cómo puede inscribirse para pago automático de facturas, pagos con tarjeta de crédito y más.

NUEVA DIRECCIÓN DE PAGO

Doral Landings Townhomes Asociación
PO BOX 166445
Miami, FL 33116

Una vez más, gracias por elegir Affinity Management Services. Apreciamos su confianza y esperamos desarrollar una relación larga y fructífera con su asociación.

Sinceramente,

Pedro M. Garcia
Co-Fundador / Director de Operaciones


February 24th, 2017

Dear Neighbor.

You might have recently received a letter from Comcast advising that your TV service will be disconnected by the end of March. Please know that this is an automatic letter triggered as the contract approaches its end.

Your board is working on negotiations to enter into a new contract to secure TV service and more as a bulk service for the community.

Please do not enter into any individual contract with any TV service, as we are working to provide this service for you.

The Board will be updating the community on any and all changes to our Bulk Cable contract shortly

Thank you.

Estimados vecinos.

Si usted recibió recientemente una carta de parte de Comcast avisándole que su servicio de televisión será interrumpido a fin de marzo, sepa que esto es una carta enviada automáticamente ya que se acerca el fin del contrato.

La Junta esta trabajando en negociaciones para firmar nuevos contratos para tener servicios de televisión y otros, a través de un contrato colectivo para la comunidad.

Por favor no firme contratos individuales con ninguna compañía de cable, ya que estamos trabajando para darle este servicio a través de la asociación.

La Junta informará a la comunidad sobre los cambios a nuestro contrato de Cable muy pronto.
 
Gracias.



Administration Plan (Español Abajo)

This is the plan the board is committted to


Transparency

  • Make all decisions in public meetings.
  • Deliver every record requests made by any member of the community as easily and expeditiously as possible.
  • Implement a polling mechanism so homeowners can submit topics for the agenda
  • Comply with all rules and regulations

Fiscal Responsibility

  • Plan the budget according to the experience on what the community normally expends on the different items,
  • Get multiple bids from diversified vendors

Management Company

  • Put a plan to evaluate all the different aspects that a management company does for the community, Things like customer service staff, customer service systems, Accounting Department, Inspections, homeowner’s communication, technology infrastructure, financial strength, customer base and customer rating.
  • Evaluate the new company based on these aspects and decide if the community should continue with them or try something else.

Sealcoating, Palms, Landscaping, signs, etc.

  • Review the current status of Seal Coating and patching of streets, work with the contracted company
  • Put in a schedule not to conflict with our holidays.
  • Put in place a plan to restore fences, both in private properties as well as around common property.
  • Request bids for changing our signs, study them and approve one.
  • Invite the gardener to propose a plan to recover the palms, grass, bushes and all landscaping.
  • Select and put new plants and trees
  • Extend sprinkler system
  • Time the plan with the budget

Security, Parking and Rule enforcement

  • Review the master plan for the cameras
  • Review the schedule and functions of the rover and other guards
  • Review instructions given to guards regarding enforcement of parking rules and other rules
  • Parking rules will be reassessed, published and communicated to the new management company as well as to the entire community.
  • Deal with homeowners rights to free streets and the problem of lack of parking.
  • Notify homeowners of the new administration plan to carry out enforcement.
  • Explain clearly why we need cooperation from all homeowners to make our community looks good.
  • Provide consistent follow up on all the individual requests


Plan de Administración

Este plan es un compromiso para con la comunidad


Transparencia

  • Tomar todas las decisiones en reuniones públicas.
  • Entregar todas las solicitudes de documentos hechas por cualquier miembro de la comunidad con la mayor facilidad y rapidez posible.
  • Implementar un mecanismo para que los propietarios pueden presentar temas para la agenda
  • Cumplir con todas las normas y reglamentos.

Responsabilidad fiscal

  • Planificar el presupuesto de acuerdo a la experiencia de lo que la comunidad normalmente gasta.
  • Obtener múltiples ofertas de diferentes proveedores.

Empresa Administradora

  • Poner un plan para evaluar los diferentes aspectos que una empresa administrativa hace por la comunidad, las cosas como el personal de servicio al cliente, sistemas de servicio al cliente, departamento de contabilidad, inspecciones, la comunicación con los propietarios, infraestructura tecnológica, la solidez financiera, la base de clientes y la puntuación de los usuarios.
  • Evaluar a la nueva compañía basado en estos aspectos y decidir si la comunidad debe continuar con ellos o intentar con otra compañía.

Compañía de cable

  • Reanudar las negociaciones con los diferentes proveedores de cable.
  • Diseñar una encuesta exhaustiva necesaria para entender su uso de la televisión por cable, Internet por cable, Monitoreo de Alarmas, Teléfono (Voz sobre IP) y otros servicios posibles.
  • Evaluar cosas como el servicio al cliente, fiabilidad, calidad y velocidad de ejecución
  • Trabajar con un abogado para negociar el contrato con la empresa ganadora.

Sellado de Calles, Palms, paisajismo, señales, etc.

  • Revisar el estado actual de Sellado y parcheo de calles, trabajar con la empresa contratada.
  • Establecer un horario para no entrar en conflicto con las navidades.
  • Crear y poner en ejecución plan para restaurar las cercas, tanto las privadas de cada casa como las comunes alrededor de la comunidad.
  • Solicitar ofertas para cambiar nuestros avisos, estudiarlas y aprobar una.
  • Invitar al jardinero para proponer un plan de recuperación de las palmas, hierba, arbustos y todo el paisajismo.
  • Seleccionar y poner nuevas plantas y árboles
  • Extender sistema de rociadores
  • Planificar dentro del presupuesto

Seguridad, estacionamiento y aplicación de las reglas

  • Revisar el plan maestro para las cámaras
  • Revisar el horario y funciones del guardia móvil y los otros guardias
  • Revisar las instrucciones dadas a los guardias con respecto a la aplicación de las reglas de estacionamiento y otras normas.
  • Se volverán a evaluar las reglas de estacionamiento, publicándolas y comunicándolas a la nueva compañía administradora, así como a toda la comunidad.
  • Enfrentar el dilema  entre el derecho a calles libres y la falta de estacionamiento.
  • Notificar a los propietarios del nuevo plan para aplicar las reglas del conjunto.
  • Explicar claramente por qué necesitamos la cooperación de todos los propietarios para que nuestra comunidad se vea bien.
  • Hacer seguimiento consistente a  todas las solicitudes individuales

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